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    1. 協同創新 綜合改革 開創后勤工作新局面

      時間:2015-12-07瀏覽:1534設置

      作者:江南大學副校長 田備 發表于《高校后勤研究》2015年第05期

      校綜合改革是作為社會整體組成部分的教育對國家全面改革所帶來的社會結構和利益格局變化引起的公共需求變化的積極回應,其目標就是提高人才培養質量。與以往的單要素改革、局部改革和孤立改革不同的是,綜合改革強調把教育多方面要素作為整體系統性地開展改革。

      時代在進步,學校在發展,師生的思想、觀念也在發生巨大的變化。學校對后勤保障的要求,不僅僅停留在為師生解決最基本的生活需要、保證校園基本的穩定上,也希望能在學??焖侔l展的形勢下與其他工作齊頭并進,一起為學校發展性、改善型的需要提供高質量管理和高水平服務的支撐,同時在發揮作用的過程中實現自身工作的高水平,從而成為高水平研究型大學不可或缺的重要組成部分。作為學校綜合改革的重要一環,后勤亟需在組織架構、文化、人才、手段等多方面進行改革再創新。江南大學通過三校合并和新校區建設,初步完成了發展的外延建設,并全面轉入加強內涵建設的發展新階段。為加強內涵建設,近年來在“努力辦好人民滿意的教育”思想指引下積極探索以協同創新為主要特征的綜合改革。

      一、轉變理念,構建后勤組織大系統

      江南大學后勤按照“服務學校、融合發展”的理念,遵循“大后勤、大系統、大保障、大服務”發展思路,深入推進體制改革和機制創新,努力建設和完善新型后勤保障體系。

      (一)轉變后勤服務理念

      1. 凸顯教育性。高校后勤有事務性較強的特點,在改革過程中為解決其弊端,往往較多借鑒城市管理和公共事業管理中的公共管理理論,把后勤定位成校園“公共產品”提供者,重點解決校園生活服務問題。但是,高校后勤除了直接為教學科研核心育人工作提供資源保障外,日常面向對象也是學生,有著天然的育人屬性。江南大學后勤綜合改革,在做好基本生活服務的基礎上,更加注重在與學生直接或間接的接觸交互中表現出的服務能力、行為規范、價值道德、精神狀態、組織文化,以及后勤所提供出的服務產品、校園環境、生活方式等的教化效應,注重發揮后勤“管理育人、服務育人、環境育人”的育人作用。

      2. 釋放公益性。高校后勤的服務范圍和產品提供圍繞教育,市場在校園,繼承了教育以及學校的公益屬性。在過往因偏重強調后勤服務的福利性影響了自身的可持續發展,在前一輪改革中注重其經濟屬性逐步引入成本概念,但在偏重強調以營利為目標的競爭性同時卻淡化了后勤的公益性,大大影響教育功能的發揮。學校后勤綜合改革大膽突破低成本供給的價值束縛,進一步釋放公益性,尋求公益性和經營性的最優平衡點,在管理服務項目內容和質量上做到高水平、高層次供給。

      3. 增加協同性。高校后勤的社會化將一部分實體推向了社會,或按照甲乙方博弈的形式尋求投入產出比的最小化。博弈關系能有效擠干效率和效益中的水分,但也拉開了后勤與學校之間的距離,將后勤與學校的關系簡單轉變為經營性或準經營性關系,后勤工作被限制在能以乙方提供的基本生活服務即小后勤上,無法實現向以育人服務為主的現代后勤的跨越。學校不再將后勤的改革著眼在以后勤集團為代表的小后勤,而是從增強工作協同性的角度,擴大了后勤工作的外延和內涵,將凡是為教學科研提供服務和資源配置的、涉及基礎性保障工作的多個部門納入大后勤范疇,房產管理、安全保衛、信息化等成為大后勤的一部分。后勤事務也從后勤集團單實體走向跨部門協作、協同,把多部門的力量和資源整合起來。

      (二)調整組織機構

      江南大學后勤綜合改革是在繼承社會化改革成果的基礎上,順應學校發展要求,以現代大后勤為導向進行體制和機制創新。改革進一步凸顯后勤工作的教育性、公益性和協同性,按照“大部制”整合職能、精簡機構、提升能力的要求組建了“后勤保障系統”。

      學校利用三年的時間分兩步走對后勤系統的組織架構進行了調整優化,取消原有的后勤甲乙方管理模式,將后勤系統黨委、房產管理處、基建處、校醫院、場館中心、后勤集團、保衛處、信息化建設與管理中心進行機構融合,職能調整,實現單一分散的后勤服務向大后勤保障服務轉變。各部門保持原有處級建制不變。

      后勤保障系統黨委、后勤工作協調辦公室。在后勤保障系統黨委基礎上增設后勤保障系統工作協調辦公室,實行一套班子兩塊牌子合署辦公。系統黨委主要負責黨務建設、干部隊伍建設、精神文明建設、民主管理等工作。協調辦公室主要協調、落實和推進全系統的后勤保障工作。在后勤保障系統中,系統黨委是領導核心,是謀劃發展的智庫。協調辦公室是各項工作的助推器。

      房產管理處、基建處。房產管理處從原后勤管理處更名而來,與基建處合署辦公。主要負責校園房產、土地、基礎設施、能源等的管理與服務,負責校園規劃和基本建設。原后勤管理處的物業管理、維修管理、校園環境、綠化管理等職能調整至后勤實體。房產基建處是學校不動產、能源等資源的總管家。

      后勤管理處(校醫院)。新后勤管理處由后勤集團演變而來。后勤管理處按照“權力與責任掛鉤、權力與利益脫鉤”的原則,采用小機關、多實體的管辦分離、服務與經營相對分開的運行和管理模式,全面接管原后勤集團的工作和職能,并將原后勤管理處的物業管理、維修管理、校園環境、綠化管理等職能逐步納入后勤實體中。后勤管理處堅持服務師生為主、市場經營為輔的宗旨,負責校園設施運行與維護,為師生的學習、工作、生活做好服務,提供后勤保障。

      保衛處。保衛處負責學校的公共安全工作,維護學校穩定的政治秩序和良好的治安秩序,突出強化校園綜合治理功能,努力打造平安校園。

      信息化建設與管理中心。信息化中心負責學校的信息化建設與管理。負責制定校園信息化的中長期規劃,建設開放交互、互聯互通、信息共享、身份識別的數字化校園平臺,建設服務教學科研的信息化軟硬件條件。整合校園信息化資源,推動教學管理與服務系統的融合。

      后勤保障系統的建立標志著后勤完成了從單一后勤向大后勤保障的職能轉變,實現了從甲乙雙方的利益博弈向甲乙融合的模式調整。在系統內部通過系統黨委在在各部門之間協商和協調,暢通渠道,充分提高辦事效率。按照“服務為主、經營為輔”的原則,打破原有利益格局,調整優化各部門功能職責,在部門間形成了互信、互助和協同的工作新局面。

      新型后勤保障體系既不是走回原來的老路,對學校后勤事務大包大攬;也不是延續以甩包袱為主要目的的社會化,而是通過社會化市場化激發自身活力進一步降低辦學成本,通過強化公益性優化資源配置進一步管理好學校的資源和資產,實現校園的穩定、和諧和發展,滿足學校日益增長的服務和管理的需要。

      二、融合發展,實踐后勤運行新模式

      (一)組織文化整合

      后勤保障系統作為新生事物,其中有的部門是原有部門調整過來的,有的是新成立的,有的是剛整合進來的,各部門的歷史不同,以前的工作交集也不同,大家的理念、想法、工作習慣和專業背景都存在較大的差異。后勤保障系統的成立,基于行政的命令讓各部門在組織架構上整合在一起,但真正能夠實現系統成立的初衷,還需要思想層面的融合。

      為讓后勤保障系統各部門及所有員工認同工作的新模式,在平時的工作中遵循保障系統的新規范,大力弘揚組織文化,凝練了“厚德、和諧、敬業、自律”的工作理念,樹立了“創新內涵、創建特色、創立品牌”的發展理念,建立了“師生為重,服務為先”的服務理念,升華了“至纖至細為師生著想、奔波忙碌為師生謀利”的后勤精神。通過制度和規范的制定及完善,固化文化的內涵;通過工作例會、研討會、論壇等形式傳播文化的內容;通過務實的工作作風和實干的工作業績,踐行文化的價值。經過努力,后勤保障系統的組織文化得到了部門和員工的充分肯定,發揮了凝聚人心和激勵志氣的積極作用,為后勤的改革創新注入了持久的精神動力。

      (二)“四個一”的運行模式

      后勤保障系統各部門雖然建制不變,但為充分發揮融合式的協同效應,采取了“一盤棋謀劃、一體化運作、一站式服務、一條龍保障”的運行模式。

      一盤棋謀劃。后勤保障系統宏觀考慮大后勤的發展方向與目標,統一制定各項工作的階段性計劃與安排。為配合改革的階段性任務,后勤保障系統每年確立一個發展主題。2011年確立“凝心聚力,融合發展”,注重解決融合的問題;2012年確立“奮發有為,內涵發展”,重點解決內涵的問題;2013年確立“創先爭優,服務發展”,重點解決發展的問題;2014年確立“創新驅動,聚力發展”,要求進一步創新;2015年確立“穩中求進,合力發展”,要求鞏固改革成果。各部門根據發展的總體目標和年度工作重點,再分別制定自己部門和條線的工作計劃。一盤棋謀劃,確保后勤保障系統在高度融合的情況,匯聚各部門力量,有計劃有步驟地開展各項改革任務。

      一體化運作。后勤保障系統聯合重組不僅僅是機構的簡單重新配合和從松散到緊密的調整,而是通過融合對資源的深度整合。后勤保障系統對系統內部的行政資源、人力資源和物質資源進行合理的科學化配置,強化組織架構中的決策協調系統、計劃組織系統、執行系統和監督反饋系統。重點提高科學決策能力和執行能力,并提供與之相配套的監督、考核、反饋、激勵舉措等確保學校戰略和后勤保障工作戰術能高效、準確地得以實施和實現。一體化運作,促使后勤資源最大限度地得到了優化組合,團隊協同作戰能力、整體調動運行機制均得到了更好的提升。

      一站式服務。后勤系統成立初期,就把“后勤服務大廳”作為各部門之間協同工作的重要抓手和窗口,同時也是為師生提供服務的窗口。大廳按照新要求打破原有的按照組織機構組織的工作流程,重新設計基于“服務”理念和面向用戶的跨部門、跨業務的新型工作流程,積極開展“流程優化”,并建立與之適應的管理制度和操作規范,把離散的資源按照流程需要整合起來。后勤服務大廳體現出的為全校師生主動服務、協同服務的意識和理念,具有強烈示范作用和實踐指導意義。在實體服務大廳體現出良好效果的基礎上,后勤保障系統還積極建設網上的虛擬服務大廳,網上和網下,協同提供服務。

      一條龍保障。統一的運行模式,有效打通了后勤各項管理和服務的上下游關系,可以充分整合事務及服務內容的上下游資源,后勤服務形態也從碎片化向整體化改進,并創新了多種呈現形式。在全系統中持續開展的“優質服務月”活動,在一定時間范圍內向全校集中提供多層次的專業化強和個性化高的服務。對會務接待等服務性強的工作實行模塊化管理方式,進一步明確辦事環節、簡化辦事流程、縮短辦事周期,減少師生不必要的來回跑和等待。一條龍保障提高了服務效率,也大大提高了師生對后勤服務工作的滿意度。

      (四)“四個化”的發展路徑

      后勤保障系統必須依靠做好服務贏得資源、憑借實力開拓市場、借助品牌輸出力量,由此增強自身的活力,服務好學校?!胺赵O施現代化、服務手段信息化、服務產品標準化、服務隊伍專業化”是后勤做好服務、積聚實力、創立品牌的根本,是培育外延發展能力的有力途徑。

      服務設施現代化。后勤服務多為勞動密集型,在資金缺乏和勞動力價格低廉雙重效應下,傳統后勤多依靠人工和手工?,F代后勤服務的水平和質量需要借助現代化的設施和設備。學校后勤在國家、地方以及學校的大力支持下,按照公益性要求,不斷加大現代化基礎設施、勞動工具和服務設施設備的投入,建成了多幢綠色建筑,添置多輛特種車輛,增加了多臺人性化自助設備等。

      服務手段信息化。學校后勤始終堅持加強信息化建設,通過信息化大力提升后勤內部管理和外部服務的精細化、標準化、現代化。依托學科優勢基于物聯網技術,建成了具有全國領先水平的數字化能源監管平臺;建設了覆蓋全校范圍涵蓋智慧監控、智慧交通和門禁系統的數字化平安校園;建設了以后勤服務網為核心的前端服務和后端管理聯動的后勤服務信息化平臺。

      服務產品標準化。標準,意味著服務產品質量的可控、可管,也意味著生產和服務的安全性,是服務工作的生命線。學校后勤按照ISO9000的要求,在服務過程中強調程序化,在服務質量上強調目標化,在服務方法上強調規范化。重視生產過程的標準化,比如米飯生產線,可以為各個食堂提供口感更佳、質量一致的米飯,也具有規模生產的效應。重視服務過程的標準化,服務既是個性勞動,需要后勤人一件一件做出來,但更是標準化的勞動,可以確保效率、安全,也可以展示后勤的形象。

      服務隊伍專業化。現代后勤在勞動分工上越來越細,在質量和要求上越來越高,強弱電、暖通、綠化、信息化、物業、維修等要求服務人員具備較高的專業知識和服務規范。對標準化程度比較高的勞動密集型進一步加大社會化力度,開放校內市場,積極引進專業化的社會服務團隊。對復雜度較高的技術型和管理型服務,提高準入門檻,加強人員培訓,培養自己的專業化服務隊伍。

      三、永繼發展,探索后勤發展新進程

      后勤保障從體制上看正從傳統、封閉走向現代、開放,從機制上看正從常規型走向創新型,從方式上看正從粗放型走向精細化,從技術上看正從手動操作走向自動化、信息化。這些變革都深刻影響著現代后勤的工作對象和內容。江南大學后勤保障要順應時代發展的變化和要求,持續開展體制和機制創新,苦練內功,實現新發展。

      (一)加強專業化的人才隊伍

      人才隊伍是后勤保障工作得以實現最基本的保障,也是最重要的資源因素。后勤保障工作面廣量大,參與管理和服務的員工人數眾多。由于歷史原因及管理的需要,后勤員工的身份種類較多,人員素質參差不齊。特別是近年來強化減員增效,員工代謝較慢,面臨著隊伍老化的問題。

      經過幾年的改革和減員增效,后勤保障系統的冗余人員已經大為減少,進一步減員的潛力有限。在加強人才隊伍建設過程中,要摒棄人多是負擔的舊觀念,樹立“人力資源”的新觀念。在保證基本服務、多提供優質服務的前提下,重要的不是通過減少人數增加“效益”,而是要通過優化人員結構和提高人員素質來增加“效率”,建立一支專業化的人才隊伍。

      全面實施后勤保障系統人才戰略。根據部門職能和崗位職責的專業性要求,制訂專業人才隊伍建設規劃。淡化后勤人員行政事業身份、強化崗位身份,結合崗位需求,實行人員層次化、差異性管理。推行績效管理機制,實行后勤人員經費動態包干,實施“優員優酬”、“同崗異級”等分配辦法。

      要對不同的工作職責做好崗位分析,定崗定編。結合崗位結構,實行人員層次化、差異性管理。針對低層次簡單、重復性勞動的崗位,除保留必要的核心人員外,可采用外包的方式引入專門人員,充分發揮簡單勞動的規模效應,不斷降低成本,提高工作效率和效益。針對基建、醫療、信息化、環境等需要專門技術的崗位,一是積極引進高層次專業人員,建立特殊技術人才引進和外聘員工擇優進編的綠色通道。二是加強在崗人員的培訓,要求他們能獲得或考取對口崗位的專業證書或認證,并在職稱評定和考核中予以承認及支持。要讓專業技術人員具備足夠的自主研發和創新能力,在高端的管理和服務創新、創造中掌握工作核心競爭力,同時也在其中鍛煉他們的能力。針對后勤系統中層管理崗位,加強崗位交流,進行多崗位鍛煉,在熟悉了解全面工作的同時提升多種能力和素質。針對領導干部,通過自學、講座、研討、培訓等方式,強化引導領導干部在管理工作上實現“二次專業化”,要求他們不僅熟悉掌握工作應具備的專業知識,而且要懂管理、會管理、管理好。

      根據人才培養的實際需要,后勤保障系統提供一定數量的勤工助學崗位。對招聘的學生按照準正式員工進行培養,努力用職業化的管理來強化學生的社會意識、職業體驗、提升學生的實踐能力和個人綜合素質。勤工助學已經成為學校人才培養的重要環節。

      (二)繼續推進后勤信息化

      信息化對教育有革命性影響。后勤需要在全系統開展全業務的后勤信息化。后勤信息化建設應納入校園信息化建設總體規劃并在學校信息化的引領和指導下做好三個方面的工作。一是做好基本臺賬資料的信息化。后勤管理和服務的人財物面廣量大,借助信息化手段才能準確掌握服務多少人、管理多少房、每天用了多少水電、耗費多少物資等,信息的統計、報送、共享、對賬才能做到及時、準確、有效。臺賬信息化即可摸清家底,也是工作的積累和沉淀,更可以為大數據分析提供基礎性素材。二是做好管理業務的信息化。后勤管理事務事項多、差異大,要按照一個大平臺多個小模塊的思路建設后勤管理業務系統,將各類事務通過線下線上的結合完成事務的過程控制、流程的優化組合、資源的合理調配、嚴控質量格、公平考核、壓縮成本和科學決策。三是做好服務項目的信息化。后勤各項工作的目的是對外服務,對外服務的目標是便捷方便,信息化可以有效提升服務方便性。應遵循重平臺輕應用多入口的模式統一建設服務聚合平臺“后勤服務網”,提供咨詢、報修等各類線上的服務和咨詢。服務網同時提供PC應用、移動APP、微信等多種訪問渠道和入口,滿足師生多應用場景和多方式手段使用線上服務的需求。

      (三)條塊結合的管理創新

      后勤保障系統中的事務都是實行條線為主的管理模式。由于事務多,條線也就多而細,每一個條線至上而下都有一套完整的管理體系、人員隊伍以及事務職能。針對由此帶來的基層管理效率問題,積極探索“塊管理、條指導、條塊結合的管理新模式,努力改變以往各自為政的狀況,建立以基于建筑和基于環境的綜合管理服務體系,職能部門加強業務在服務管理終端的延伸,服務管理終端實現職能與資源的整合。

      條塊結合的管理新模式重點要在物業、保衛、能源管理等方面選擇突破,樓宇等基層管理全面負責,各條線強化業務指導,管理服務在工作中實現融合和協同。數媒經管大樓建設綠色建筑運維監管系統的嘗試已經初見成效,樓宇運維系統變能源分項管理為樓宇綜合管理,提高綠色建筑效能。探索建設后勤服務大廳和校園運行協調指揮中心,增加服務內容,增強業務綜合,增高服務水平,各部門服務落地在服務大廳,變分散服務為集中服務。

      后勤是學校的“民生”和“民心”工作之一,后勤活力始終來自于后勤體制機制的創新,后勤綜合改革是一項長期而艱巨的任務。后勤保障工作要根據現代后勤的新要求、新理念不斷調整優化職能,針對研究型大學的發展要求,建立較為完整合理的校園公共服務體系,為學校的可持續科學發展提供支撐與保障。


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