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    1. 建立完善ERP系統 打造數字化同濟餐飲

      時間:2016-09-09瀏覽:316設置

      (來源:上海市學校后勤協會)  

      2016年是“十三五規劃”的開局之年,各行各業都掀起了依靠科技創新推動企業發展的浪潮。隨著計算機科學以及網絡信息技術的飛速發展和不斷成熟,傳統行業信息化、數字化已經成為其最重要、最有效的管理手段之一,高校餐飲業亦是如此。

      同濟大學后勤集團飲食管理服務中心為了實現“管得住”、“管得清晰”,同時降低生產成本、提高工作效率、保障食品安全、更加全面清晰地了解采購配送的運營情況,設計開發了同濟餐飲網上ERP系統,并在2014年9月初正式上線使用。

      一、同濟餐飲ERP系統介紹

      作為“利潤源泉之一”,采購配送工作得到越來越多企業的重視。而網絡信息相關系統又是各企業面對同行競爭的強有力武器,無論是對企業的正常運營還是降低企業生產成本,采購配送的作用都是不可小覷的。同濟大學后勤集團飲食中心以各個食堂的生產工作為日常管理工作重心,而采購配送則是食堂進行生產銷售活動的重要準備環節,如果沒有一個好的采購配送系統,再好的生產銷售也只是徒勞。

      同濟餐飲線上ERP采購系統,設計上符合中心對餐飲采購信息管理的精細化和合理化要求,創新性地把采購、商品信息進行高效采集、匯總,先進的管理理念,加上數據庫規范化的管理,使得供應商與中心采購部、中心儲配部與各食堂之間的供求關系得到優化。采購部與儲配部能在第一時間獲取倉庫儲配量;同時,中心為各食堂配備了電腦,各食堂負責人能夠直接在系統中輸入第二天營業所需的各類原材料,實現自主預定,相較之前的紙質訂單,既節約了運營成本,又提高了工作效率。ERP系統的上線,同時做到了食品及原材料的可追溯性,完善了整個供應鏈的銜接,確保了食品安全。

      二、系統模塊組成

      目前,同濟餐飲ERP系統由十一大模塊組成,分別是系統管理、組織管理、商品管理、價格管理、進貨管理、庫存管理、分銷管理、銷售報表、零售管理、財務管理及餐飲管理。其中,商品管理下的子目錄分別為供應商管理、商品分類及信息管理、商品價格管理;進貨管理下的子目錄分別為補貨申請、廠商收貨;庫存管理下的子目錄分別為配送發貨、庫存報表等。通過以上最常用的三個大模塊,可以基本完成訂貨、進貨、入庫、配送工作。

      與此同時,系統還兼具錯誤紅沖、測算均價、統計總金額等功能,基本上實現了采購商品、配送商品的“全自動化”。

      三、系統的優越性

      (一)使用便捷,節約成本,提高效率

      ERP系統操作簡單,使用方便。系統對所有商品進行了分類,并統一商品名稱、規格、價格等,食堂一線管理員不需要擁有多么專業的計算機知識,在經過簡單的培訓后便可實現自主預定,由電子訂單取代以往的紙質訂單,節約物力、人力成本。

      中心實行集中采購、配送制度,由采購部統一采購,再由儲配部統一配送。ERP系統則把中心33個食堂“并聯”起來,每個食堂各自預定所需用料,再由儲配部統一發貨,統一安排,極大程度地降低了采購費用及各種經營費用。

      (二)數據更準確,有利于中心采購經營

      ERP系統能夠在上千種商品不斷入庫、出庫的情況下,對進貨量、配送量、采購金額及商品價格趨勢有準確的統計與科學的分析。中心可以根據系統統計、分析出來的一系列數據,展開更加全面細致的市場調研、商品采購工作。

      面對復雜多變的市場環境與眾多的供應商,系統分析出的數據能夠提供給中心采購部強有力的談判支持。只有在足夠了解商品的質量、均價、銷售情況等前提下,把握市場行情,才能在采購、簽訂供貨協議時,盡可能地選擇更適合中心生產的商品、更優秀的供應商,降低采購成本。

      (三)內外部監管優勢凸顯

      ERP系統的運用對內部生產而言,可以在審核訂單的過程中把控每個食堂的食材預定量和預定商品種類,對時令蔬菜、生鮮小品種等進行量的控制,減少不必要的成本支出;同時,對食品添加劑等進行嚴格控制,做到有源可溯。

      對外部市場而言,ERP系統的大數據分析有利于中心打造可持續發展的經營模式,在采購環節中能夠占據主導地位,而不被“市場”影響。

      (四)控制庫存,減少報損率

      ERP系統能夠實時更新儲配部庫存量并進行控制,通過對進銷商品數量及種類的分析,采購部及儲配部能夠明確庫存。在學校采招辦舉辦招標會時,采購部能夠充分利用其對市場的把握,提出采購計劃及預測商品種類、數量、每月使用情況。訂貨量的確定是庫存控制的重要環節,通過系統分析,充分利用信息資源,科學地確定庫存定貨量,以防倉庫內積壓商品過多,造成不必要的損失。

      四、采購系統在實際中的跟蹤及改進

      同濟餐飲ERP系統的成功運行解決了采購配送成本高、工作周期長、參與人員多、工作效率低下、月底盤庫準確性等諸多問題,實現了采購配送管理上的創新,大大提高了生產效率,降低了各種成本。

      雖然現階段同濟餐飲ERP系統在信息收集、處理方面功能強大,聯合ERP系統的開發公司,定期對系統進行更新與維護,將落實二期開發功能,全面實現信息圍繞服務的需求,以及信息反向引導服務,體現系統的功能會越來越完善,越來越符合設想,為實現中心構建“數字飲食”、實現規范化、專業化、科學化作出貢獻。

      同濟大學后勤集團飲食中心

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